SOMMAIRE

I. Présentation de la Comm. : 3
I.1. Observations :……………………………………………………………………………..3
I.2. Solutions :…………………………………………………………………………………3

II. Plan de communication : 4
II.1. Plan d’action :……………………………………………………………………………4
II.2. Ressources :………………………………………………………………………………7
II.3. Coordination du plan de communication :……………………………………………...7
II.4. Budget :…………………………………………………………………………………..7

III. Secrétariat  8
III.1. Personnes concernés ou devant être pris comme membres :…………………………..8
III.2. Bulletin d’information :………………………………………………………………...9

 

I. Présentation de la Comm. :La Comm. est un bureau, tout nouveau, mise en place par le président fondateur en vue d’améliorer l’organisation interne de la structure (ASL).

Ce bureau est constitué actuellement de deux membres :

• Le Directeur de la Communication : Léance Diop.
• Le Délégué à la Communication : Hadley Joumas Diazinga.

Ayant à leur charge un bureau nouvellement créer et administrativement sans antécédent.
Le nouveau bureau à donc procédé à une analyse de la situation actuelle afin d’y en tirer pour un premier mandat les grandes lignes de sa politique ou plan d’action.

I.1. Observations :

Notre analyse ayant portée sur le caractère propre à notre secteur d’activité, nos observations ont révélés les éléments suivants :

• La difficulté d’acheminement des informations d’un pole de la structure à un autre dans un laps de temps raisonnable. Ce qui se traduit dans un bon nombre de cas par la désinformation de certains membres de l’ASL au temps T. Et par conséquent le manque de synchronisation dans les activités même de la structure.
• L’absence de certains documents nécessaire au bon suivi de l’évolution de l’association (base de donnée, archives, etc.…)

I.2. Solutions :

À la vue de la situation, les solutions envisagées par la Comm. sont les suivantes :

• L’élaboration d’un plan de communication, visant l’amélioration de la communication en interne.
• Et la création d’un pole de secrétariat pour aider au besoin à la réalisation de documents nécessaires au bon fonctionnement de la structure.

II. Plan de communication :

II.1. Plan d’action :

Les bases de notre plan d’action sont les suivantes :

(1) L’information constante de tout les membres du bureau directeur de l’ASL au sujet d’événements en cours (réunions, séances de travail, mobilisations, informations générales, suivi résultats sportifs etc.…). Via sms ou contact téléphonique.

Pour le cas des messages, les membres du bureau recevront sur leurs mobiles des sms prédéfinies et fonctions de la situation au quelle ils sont confrontés.

• Exemple de Messages Prédéfinies :

Réunion

° Réunion (Sms)
Réunion : Dimanche 30 Mars 2007 à 19h à la citée de la caisse, Chez Hans Biteghet. L’ordre du jour portera sur le budget.

° Séance de travail ou évènement exceptionnel (Appel)
Séance de travail :
Date : Dimanche 30 Mars 2007 à 19h,
Thème : le budget
Initiateur: Directeur administratif
Participants: SG basket, SG, Dir.Com, DC, Pdt foot.
Lieu: chez Hans

Informations match

° Résultats match. (Sms)
Info:
(14/03/07) LEWAI FC a battu NDELLA FC 3 à 1
Classement: 12è
Pts: 52
(15/03/07) LEWAI Basket a battu NEW G 78 à 59
Classement: 13è
Pts: 56

° Appel à mobilisation 1. (Sms)
Slt, nous jouons (LEWAI Basket) ce Dimanche 30 Mars 2007 à 17h au stade omnisport.
La présence de toute un chacun est vivement souhaitée.

° Appel à mobilisation 2. (Sms)
Rappel : Match de foot demain à 17H
Informations générales

° Informations.
A savoir : Le président porte à la connaissance de tout le monde qu’il compte avoir une entrevue avec un dignitaire de la place au sujet de l’association.

• Echéancier :

Ces messages seront ainsi envoyés de manière précise à l’ensemble des personnes concernées, mais aussi à des heures et période bien précises.

Réunion et autres :
° Avertissement : 4 à 7 jours avant donc au plus tard le Mercredi de chaque semaine
Heure d’envoi : entre 20H et 21H00
Heures d’appel : entre 20H et 21H00

= > Pour tout le monde

Match :
° Avertissement : 3 jours avant
Heure d’envoi : entre 20H00 et 21H00
(° Rappel : 1 jour avant l’évènement Heure d’envoi : entre 12H30 et 13H30)

= > Pour tout le monde

Résultats match :
Heures : 20H00 et 21H00

= > Pour les absents qui auront fait savoir leur manque de disponibilité.

(2) L’élaboration d’une stratégie de promotion de nos équipes (Foot, Basket), qui se résume dans un premier temps en la création de t-shirt à l’effigie de nos équipes (pour l’administration et nos fidèles supporters) en vue de marquer notre présence sur le terrain et de vendre encore plus notre image le tout bien sur avec l’appuis des résultats satisfaisant de nos poulains.

Ainsi :

• Pour les membres du comité directeur ;

Caractéristiques ; ces t-shirt seront de type normale.

Avec sur la face avant en haut à gauche l’écusson du LFC et au centre du t-shirt l’inscription : ALLEZ LEWAI. Et sur la face arrière l’inscription DIRIGEANT en blanc sur fond noir.

• Pour les supporter ;

Caractéristiques ; ces t-shirt seront de type normale.

Avec sur la face avant en haut à gauche l’écusson du LFC et au centre du t-shirt l’inscription : ALLEZ LEWAI. (Et sur la face arrière l’inscription SUPPORTER en blanc sur fond noir, ou tout simplement rien).

• Les conditions d’obtention du t-shirt (pour les supporter) seront les suivantes :
• dans un premier temps on procédera à une distribution de masse afin de toucher un plus grand nombre de personnes
• puis à terme la distribution se fera après émission d’une requête auprès du président des supporter.

II.2. Ressources :

Au sujet des ressources disponibles, la Comm. devra avoir à sa disposition (et donc devra mettre en place) des fichiers d’adresse de destinataires (adhérents, partenaires, etc...)

II.3. Coordination du plan de communication :

Le plan de communication devra être coordonné pendant son déroulement, de ce fait une instance à savoir le pole de secrétariat devra :

• Se tenir au courant de tous les messages concernant l’association surtout en entré. De façon à ce que la Comm. puisse toujours avoir au bon moment, l’information à savoir et devant être su par tous ; De ce fait chaque membre du pole de secrétariat devra tout simplement s’assurer de la bonne remonter des informations auprès des membres dont il est le supérieur hiérarchique.
• Mais aussi prendre en compte toutes les réponses et réactions aux messages envoyés.

II.4. Budget :

Estimé à hauteur de 386.900 Fcfa, réparti en charges fixes (65.000 Fcfa / mois) et dépenses occasionnelles (191.900Fcfa), celui-ci prend en compte un certain nombre d’éléments notamment :

• Les frais d’achat d’un téléphone portable et la détermination d’un crédit d’appel mensuel de communication. (transmission d’informations de toutes sortes)
• Une prime de transport
• Frais d’accès à Internet (recherche)
• Frais de réalisation de t-shirt
• Achat matériel didactique (secrétariat)

III. Secrétariat :

L’association étant un organisme vivant irrigué de partout par des informations, pouvoir les mettre en circulation au bon moment et dans la bonne direction implique une bonne organisation en interne. Il s’agit donc de constituer un pole de secrétariat qui viendra juste épauler la Comm. pour une plus grande efficacité.

Ce pole de secrétariat aura aussi à sa charge et cela en fonction du besoin, la mise au point de documents nécessaire au bon fonctionnement administratif de l’ASL.

L’utilisation de matériel didactique (ordinateur, imprimante etc…) entraînera une plus grande facilité. Et de ce fait le travail du secrétariat deviendra moins fastidieux notamment grâce à l’utilisation de logiciels appropriés (de Traitements de texte : pour les documents, de Tableurs : pour la comptabilité et autres feuilles de calcul, et aussi de bases de données : pour les fichiers).

III.1. Personnes concernés ou devant être pris comme membres :

• Le Président fondateur ;
• Le Vice président ;
• Le Trésorier ;
• Le SG ;
• Le Président des supporteurs.
• Le Directeur financier ;
• Le SG basket ;
• La Comm. ;
• Le Médecin ;
  

III.2. Bulletin d’information :

L’association a besoin d’une mémoire, car une quantité de documents officiels doit être conservée, pour certains tout le temps, pour d’autres pendant un laps de temps bien déterminé.

En plus de cela l’association doit pouvoir les archiver, afin de pouvoir revendiquer une histoire dont elle serait fière et donc se reconnaître.

De ce fait son histoire constituerait pour elle un capital d’expériences, de connaissance et de relation, et prouverai ainsi par sa durer son intérêt. Mais cette histoire ne s’invente pas, elle se vérifie.

L’assemblé générale de fin d’années ou de début est le moment privilégié d’en prendre la mesure sur un an : les différents rapports discutés exposent le chemin parcouru. Ces pièces conservées consignent en les rassemblant les souvenirs des membres et servent de références communes.

Les archivent constituent ainsi la mémoire de l’association dont l’importance pour les relations internes et externes, est :

• De contribuer à définir l’identité de l’association dans laquelle se reconnaît les membres en rassemblant ce qu’ils ont accumulé en commun ; elles mettent à disposition les expériences, les savoir-faire, les trucs et les bonnes adresses, qui ne sont pas à réinventer ou à retrouver à chaque fois ;
• De permettre d’agir sur l’image de marque que veut se donner l’association et de faire valoir ses compétences dans ses interventions, en montrant ou en se référant aux réalisations passées.

(A noter qu’on peut déposer les archives de l’association au service des archives nationales.)

En conclusion, il serait très intéressant et profitant pour l’ASL de créer une sorte de bulletin d’information annuel retraçant pour l’année achevé l’ensemble des réalisations, statistiques et évènements rencontrés par l’ASL. Ce document serait sous forme d’imprimé, et distribuer à l’ensembles des membres de l’association afin que tous puissent avoir dans son casier personnel le résultats des réalisations communes observés au cours de l’année achevé.